De maneira geral, existem três macro tipos de correspondências:
- Particular – se dá entre indivíduos (amigos, familiares e pessoas do convívio social) e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde um caráter íntimo até certo grau de formalismo;
- Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas;
- Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade.
Com o objetivo de tornar este tipo de comunicação mais organizado e de fácil entendimento para todos os envolvidos, as correspondências oficiais e empresariais seguem determinados padrões de redação e formatação.
Para ajudar quem precisar lançar mão dessa ferramenta, faremos um apanhado geral dos tipos de correspondências oficiais e empresariais existentes e suas principais características.
Ata
A ata é um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembleia, sessão ou reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é "lavrar a ata". Uma das principais funções da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação ou instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter obrigatório pela legislação.
Por tratar-se de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas específicas de formatação:
- Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;
- Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso;
- Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
- Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for necessária alguma correção, usar a expressão "digo" seguida do texto correto);
- Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…).
A estrutura básica para uma ata pode ser esta:
- Título da reunião;
- Cidade, dia, mês, ano, das h:min até h:min;
- Local da reunião;
- Introdução (Relatar sobre o título da reunião, local, data, hora e participantes);
- Participantes da reunião (Nome completo do participante e especificar de qual instituição ele é);
- Agenda (Relatar sobre a pauta da reunião, os temas a serem tratados e os respectivos responsáveis de cada tema);
- Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunião);
- Conclusões (Descrever sobre as conclusões atingidas ao final da reunião e suas respectivas decisões);
- Recomendações (Descrever recomendações e observações feitas no decorrer da reunião);
- Distribuição (Relatar o nome de quem a ata será enviada).
A ata deverá ser assinada por todos os participantes.
Atestado ou Certificado
É um documento em que se faz fé de algo e que tem valor legal. Pode haver atestados ou certificados de serviços prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc.
Para a sua elaboração, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical, como se mostra em seguida:
- Cabeçalho (Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem considerável. É constituído pelo nome da pessoa ou instituição que o envia, acompanhados dos seus dados de identificação. Costuma-se escrever em maiúsculas.);
- Corpo (Contém texto precedido pelo termo CERTIFICA ou ATESTA, em maiúsculas, seguido de dois pontos, onde se descreve o objeto da certificação.);
- Local e data;
- Assinatura e selo.
Bilhete
É um meio rápido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente é dirigido a uma pessoa próxima, com quem se tem intimidade, e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem informal. Isso, contudo, não dispensa a atenção que deve ser dada à qualidade da redação, especialmente considerando que o relacionamento contínua tendo caráter profissional.
O bilhete não requer um tipo específico de papel, muito menos segue um padrão formal. É sempre aconselhável, entretanto, uma boa apresentação.
Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organização que deve ser seguida para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rápida e precisa. Assim, deve conter as seguintes partes:
- Vocativo (Coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial);
- Texto (Deve ser iniciado com marca de parágrafo e conter as informações necessárias à comunicação de forma bem ordenada);
- Nome do emissor;
- Data e hora.
Carta comercial
As cartas comerciais, além de diversos destinos, também têm função variada, como a de informar, solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitação de emprego, oferta de algum produto de sua empresa, reclamação quanto à má prestação de algum serviço, cobrança de algum débito, enfim, diversas situações que fazem parte do cotidiano empresarial.
Como em qualquer correspondência oficial, o conteúdo da carta deve ser adequadamente normalizado por parágrafos e redigido com clareza e concisão.
A sua estrutura geral é:
- Cabeçalho ou timbre (Referência da empresa; logotipo, símbolo ou emblema. Em geral, já vêm impressos no papel da carta);
- Número de controle (Facilita ao destinatário responder sua carta e mencionar a referência. É também uma maneira de garantir o controle da correspondência. A colocação à direita é um destaque que facilita a leitura.);
- Local e Data (Por extenso. Quando o papel é timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez que o endereçamento completo aparece no pé de página.);
- Destinatário (Não se deve colocar À/Às ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a quem a carta se destina. Não é necessário escrever endereço, caixa postal e CEP no papel carta, basta que esses dados apareçam no envelope.);
- Referência (É o conteúdo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe. Não há necessidade de escrever Ref. ou REFERÊNCIA, pois a posição da frase na carta já indica esse elemento.);
- Invocação ou vocativo (O emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve ser de acordo com o tipo de carta. Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou pode envolver também relações de amizade.);
- Corpo da carta ou conteúdo (Deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em cerca de três parágrafos: a informação inicial, o desenvolvimento do tema e a conclusão. O assunto deve ser tratado em linguagem clara, objetiva e concisa. Deve-se evitar perda de tempo na introdução do assunto, como palavras e expressões desnecessárias.);
- Saudação final, despedida ou fecho (Modernamente, evitam-se palavras rebuscadas e chavões. Expressões longas, que nada acrescentam de importante, caíram em desuso. Emprega-se Atenciosamente ou Cordialmente, dependendo das relações de negócios.);
- Assinatura (Deve-se obedecer à seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois, seu cargo. Somente as letras iniciais devem ser maiúsculas. Não se deve colocar o título do emissor na frente de seu nome. Para indicar que se trata de médico advogado etc., basta que se coloque o registro do CRM ou da OAB, conforme o caso. Também não é necessário colocar o traço acima do nome datilografado, para a assinatura.);
- Anexos (Parte destinada à enumeração de papéis ou de documentos que acompanha a carta.).
Circular
Quando, em sua empresa, você deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir avisos, ordens ou instruções, deve optar por comunicar-se através de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta ou ofício, o que a caracteriza é conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes, a circular é utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de facilitar a comunicação entre diversas seções e departamentos.
Muitas empresas, hoje em dia, têm preferido não destacar a ementa (assunto). Assim, é preciso verificar o modelo adotado na sua empresa. A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para não dar margem a outras interpretações. Todos devem entender claramente o que está escrito.
Estrutura:
- Timbre da empresa;
- Número da circular;
- Data (por extenso);
- Assunto;
- Corpo da mensagem;
- Identificação / Assinatura do emissor da circular.
Declaração
A declaração é utilizada quando se quer atestar ou confirmar algum fato para garantir um direito a uma determinada pessoa.
Divide-se nas seguintes partes:
- Timbre (Impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papel sem timbre.);
- Título (Deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.);
- Texto (Deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título.). Dele deve constar:
- Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os abaixo assinados;
- O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural;
- Finalidade do documento, em geral costuma-se usar o termo “para os devidos fins”, mas também se pode especificar: “para fins de trabalho”, “para fins escolares”, etc.
- Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a visualização;
- Citação do fato a ser atestado.
- Local e data (Deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto;
- Assinatura (Assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data).
Memorando
O memorando, estabelecendo uma comparação, é uma espécie de bilhete comercial de que as empresas ou órgãos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondência interna entre seus setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondência cotidiana, rápida e objetiva, o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso.
Observe a estrutura de um memorando, atentando para a ausência de saudações e finalizações:
- Timbre;
- Número do memorando;
- Data;
- De (Órgão e/ou responsável);
- Para (Órgão e/ou responsável);
- Corpo do texto;
- Assinatura.
Ofício
Ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta comercial. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou, ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública. Por tratar-se, sobretudo, de comunicação de caráter público, o ofício requer certo grau de formalidade.
A redação, tal como no caso da carta comercial, tem de ser breve e concisa.
Procuração
Através da procuração uma pessoa (física ou jurídica) autoriza alguém a agir e realizar negócios em seu nome.
O indivíduo que concede a procuração é chamado de mandante, constituinte ou outorgante. Aquele que recebe a procuração é chamado de mandatário, procurador ou outorgado.
A procuração deve ser lavrada em papel ofício, iniciando o texto com identificação e qualificação do outorgante e do outorgado. Os poderes, a finalidade e o prazo de validade da procuração são expressos de forma precisa. Após o texto, a localidade, a data e a assinatura são expressas.
Há dois tipos de procuração:
- Pública – aquela que é lavrada por tabelião em Livro de Notas. O translado (cópia autêntica do que consta no livro) fica em poder do procurador. É usada em casos de compra e venda de imóveis, em assuntos de maior peso.
- Particular – aquela que é datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas. Digamos que você não possa fazer sua matrícula na escola. Então, você poderá passar uma procuração particular para alguém de sua confiança que resolverá esse, e apenas esse, assunto para você.
Requerimento
Se você precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo na lei, deve fazê-lo através de um requerimento.
Serve para requerer ou pedir uma coisa específica à Administração ou aos organismos públicos. Os requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem:
- Conhece-se pelo nome de "Memorial" quando é dirigido a uma autoridade máxima, como, por exemplo, o chefe do Estado ou o papa;
- Chama-se "Exposição" quando se dirige ao Parlamento da nação ou a um órgão do Governo;
- Chama-se "Pedido" ao requerimento utilizado para o resto dos casos.
Em geral, podemos observar as seguintes partes:
- A autoridade destinatária (usa-se Excelentíssimo "Exmo." para Juiz, Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores, Presidente da República, Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se Ilustríssimo "Ilmo." para as demais autoridades);
- Nome e qualificação do requerente;
- Exposição e solicitação;
- Pedido de deferimento;
- Localidade e data;
- Assinatura.
