Esta dificuldade tem várias causas possíveis: muitas vezes os requisitos não estão suficientemente claros para o próprio cliente do sistema; os processos de negócios passam por áreas e pessoas diferentes e nem sempre elas concordam sobre quais são os requisitos do sistema; outras vezes, o cliente aproveita a oportunidade de informatizar o processo de negócio para rever o próprio processo e essas duas atividades acabam se confundindo; o cliente pode mudar de ideia ao longo do tempo e um requisito definido no início da especificação pode estar diferente no final.
Para minimizar estes problemas, uma solução é reunir todos os envolvidos com a definição dos requisitos e fazer um esforço concentrado para levantar os requisitos do sistema no menor espaço de tempo possível.
Uma boa ferramenta para promover este tipo de dinâmica é o JAD (Joint Application Design). O JAD é uma técnica de levantamento interativo, criada por dois profissionais da IBM do Canadá na década de 1970 onde, em uma ou mais sessões, são reunidos todos os interessados no assunto para tomar as decisões sobre o mesmo. A técnica tem uma abordagem voltada para o trabalho em equipe e visa definir um modelo de solução de problemas baseado em CONSENSO.
A dinâmica do JAD:
São feitas reuniões participativas, chamadas de sessões, envolvendo representantes de todas as áreas relacionadas com os assuntos em discussão.
As regras da sessão:
- Todos os participantes são iguais. Nas sessões JAD, a estrutura hierárquica e de poder são deixadas do lado de fora. Todas as posições tem o mesmo peso e serão avaliadas pelo grupo sem levar em conta qual é a origem da mesma.
- Apenas uma pessoa fala de cada vez. Assim todos terão chance de expressar a sua opinião e de ouvir as opiniões do restante do grupo.
- Todas as opiniões são válidas. É preciso não ter uma posição pré-concebida sobre as opiniões dadas.
- Hora para começar, interromper e terminar. É necessário definir uma agenda para as sessões e cumpri-la à risca.
- Celular desligado. Durante a sessão não devem acontecer interrupções externas.
- Recursos visuais. Utilizar intensivamente recursos visuais para tornar o projeto do sistema mais palpável e permitir que ele seja entendido pelos diversos participantes. Uma fotografia é mais explicativa e rica em detalhes do que 1000 palavras para a descrição de um fato.
- Sponsor (Patrocinador). É o executivo responsável pelo projeto, o dono do sistema. Ele precisa ter autonomia para tomar decisões, definir estratégias e direcionar o trabalho.
- Facilitador. É o responsável por conduzir a sessão. Ele não precisa ser um especialista no assunto que está sendo tratado. Ele deverá estar focado em organizar a dinâmica, dando a palavra a cada participante, obtendo o consenso sobre os assuntos tratados, organizando o registro das decisões e intermediando os conflitos.
- Escriba. É a pessoa responsável por registrar todas as discussões e decisões em um local que todos possam visualizar, como um quadro ou flip-chart.
- Documentador. É o responsável por registrar todas as decisões em um documento formal, como uma ata de reunião ou uma especificação de requisitos, que será assinado por todos ao final das sessões.
- Especialistas. São as pessoas que tem conhecimento do assunto que está sendo discutido e que podem efetivamente contribuir para a discussão e na tomada de decisões.
- Observadores. São pessoas que estão na sessão apenas para conhecer mais do assunto que está sendo tratado ou para assimilar a técnica da reunião. Os observadores não podem se manifestar durante a sessão.
- A sessão precisa ter presente as pessoas que tem poder de decisão sobre o assunto tratado, pois, não adianta tomar decisões durante a reunião que poderão ser contestadas quando todos voltarem para o escritório.
- As decisões precisam ser tomadas por consenso, pois, todos os participantes da sessão precisam sair de lá comprometidos com as definições registradas.
- As sessões devem ocorrer fora do ambiente de trabalho dos participantes para evitar interrupções e prevenir que os participantes se vejam tentados a tratar de assuntos ligados a sua rotina diária.
- Não deixar que os participantes imponham suas opiniões em função do seu nível hierárquico, para evitar que pessoas de nível hierárquico mais baixo fiquem constrangidas em debater ou discordar.
- Definir claramente qual será o produto gerado no final das sessões.
- Maior produtividade. Estudos relatam aumentos de 20 a 60% na produtividade, em relação aos métodos tradicionais.
- Maior qualidade. Usuários e analistas de sistemas costumam citar “projeto de softwares de alta qualidade” como sendo o maior benefício do método.
- Trabalho em equipe. Promove o espírito de cooperação, entendimento e trabalho em equipe.
- Custos mais baixos. O projeto de alta qualidade, obtido através do JAD, possibilita uma grande economia de tempo e dinheiro mesmo após a entrega do sistema.
