Abaixo seguem as regras mais comunmente adotadas:
A determinação do pronome de tratamento utilizado se dá em razão do cargo do destinatário, conforme descrito a seguir:
1) VOSSA EXCELÊNCIA
Para as seguintes autoridades:
Poder Executivo:
Presidente e Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Chefe da Casa Civil da Presidência da República; Chefe do Gabinete de Segurança Institucional; Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República; Advogado-Geral da União; Chefe da Corregedoria-Geral da União; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais e Prefeitos Municipais.
Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.
Poder Judiciário:
Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes e Auditores da Justiça Militar.
Vocativo
O vocativo em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo(a) Senhor(a), por extenso, seguido do cargo respectivo:
- Excelentíssimo Senhor Presidente da República
- Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
- Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:
- Senhor Senador
- Senhor Juiz
- Senhor Ministro
- Senhor Secretário
2) VOSSA SENHORIA
Empregado para as demais autoridades e para particulares.
Vocativo: Senhor.
Quando o documento é dirigido a alguma autoridade ou chefia, do governo ou de empresas particulares, menciona-se o cargo após a palavra Senhor:
- Senhor Presidente
- Senhor Diretor
- Senhora Coordenadora
Quando o destinatário é um cidadão, um particular, aplica-se a palavra Senhor ou Senhora seguido do nome da pessoa:
- Senhor João Pereira
- Senhora Alaíde Soares
3) VOSSA MAGNIFICÊNCIA
A forma Vossa Magnificência é empregada em comunicações dirigidas a reitores de universidade.
Vocativo: Magnífico Reitor.
4) PRONOMES DE TRATAMENTO PARA RELIGIOSOS, de acordo com a hierarquia eclesiástica:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao papa.
Vocativo: Santíssimo Padre.
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos cardeais.
Vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a arcebispos e bispos.
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para monsenhores, cônegos e superiores religiosos.
Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, padres, clérigos e demais religiosos.
Observações importantes:
Em comunicações oficiais, está em desuso o tratamento Digníssimo (DD). A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
É também dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Contudo, é costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
No texto do expediente, apenas para os Chefes de Poder (Presidente da República, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal), o pronome de tratamento é usado por extenso. Para as demais autoridades, sempre abreviado (V. Exa. / V. Sa.).
CONCORDÂNCIA COM OS PRONOMES DE TRATAMENTO:
Os pronomes de tratamento, embora se refiram à segunda pessoa gramatical (com quem se fala), levam a concordância para a terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução: “Vossa Senhoria designará o substituto”; “Vossa Excelência esclareceu o assunto”.
Da mesma forma, os possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria encaminhará seu pedido” (e não “vosso pedido”).
Quando se dirige à pessoa com quem se fala, são usados Vossa Excelência, Vossa Senhoria; quando a ela se faz referência, usam-se Sua Excelência, Sua Senhoria.
Quanto aos adjetivos que se referem a esses pronomes, a concordância é feita com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
