Os tipos de eventos empresariais

No mundo empresarial, eventualmente nós recebemos convites para participar dos mais diversos tipos de eventos: conferências, seminários, convenções, etc. Porém, nem sempre nós sabemos exatamente o que encontraremos em cada um deles. Na verdade, a maioria dos profissionais não sabe diferenciar um simpósio de um fórum ou de um workshop. Por isso, eu preparei uma pequena lista para caracterizar os objetivos e a formatação de cada uma das modalidades mais comuns de eventos:

Briefing

Consiste em uma exposição oral de um profissional de renome para participantes que possuem conhecimento prévio do assunto a ser debatido. É um produto informativo, mais focado que, normalmente, acompanha uma conferência. Existem dois tipos de briefing: introdutório e avançado. O primeiro, procura oferecer aos participantes a informação necessária para acompanhar as discussões a serem desenvolvidas em uma conferência correlata. Já o segundo, dá um aprofundamento sobre determinado assunto que já foi objeto de discussão em uma conferência correlata.

Conferência

Consiste sempre em duas partes: o auditório e os expositores. Os expositores normalmente são especialistas em determinado assunto e discorrem sobre o mesmo. Ao final deste período, respondem a perguntas formuladas pelo auditório. A conferência visa a um público específico que demonstra familiaridade com o assunto abordado. Segundo as empresas organizadoras, é um serviço que dá ao mercado informações gerenciais, práticas e focadas para executivos. Dos produtos informativos interativos é o mais complexo e o que oferece melhor relação custo-benefício. Além de oferecer aos participantes a absorção de informação prática, dá também a oportunidade de realizar contatos e negócios, além de trocar experiências com os demais participantes, uma vez que o público de conferências tem bastante familiaridade com o tema abordado.

Congresso

É um conjunto de atividades, normalmente promovido por entidades associativas, visando ao debate de assuntos que interessem a um determinado segmento, possui um tema geral, que é exposto em subtemas e apresentado sob diferentes formatos, tais como mesas-redondas, conferências, simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, mostras, exposições, feiras, entre outras. Os congressos podem ser regionais, nacionais ou internacionais. É um produto bastante abrangente, com a participação de públicos com formação diferenciada, porém não muito focado. É interessante para contatos e para se manter informado sobre o que está acontecendo no setor que ele representa. Em geral, há uma discussão aberta entre a platéia e o palestrante. Tudo o que acontece no congresso é, geralmente, gravado e transformado num documento final (anais) entregue aos congressistas após o evento. Há também uma programação social paralela.

É planejado por uma comissão organizadora, que elabora e aprova o regulamento e o regimento. Os congressos apresentam, ainda, comissões técnicas formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a finalidade de analisar trabalhos ou debaterem sobre temas, que serão apresentados ao plenário, de acordo com o regimento.

Algumas organizações utilizam o nome de Conferência para eventos organizados com o estilo do Congresso, isto se deve a uma tradução errônea do inglês. Em inglês Congresso é congress, conference, assembly ou ainda reunion.

Convenção

Funciona como um congresso, mas o público é diferente, na convenção há uma ligação maior entre os participantes. É promovida por entidades empresariais ou políticas. Em todas as convenções, busca-se a integração das pessoas pertencentes a uma determinada organização, submetendo-se a certos estímulos coletivos para que possam agir em defesa dos interesses da instituição promotora. Há uma exposição maior de assuntos por várias pessoas com a presença de um coordenador. A dinâmica é escolhida pelo organizador quando a duração é de vários dias. Como as convenções são reuniões fechadas, que têm por objetivo alguma conclusão, as informações são muito específicas e direcionadas ao grupo que participa do evento.

Curso

Consiste no detalhamento de determinado assunto ou conjunto de temas com o foco de "treinar" ou "ensinar a fazer". É composto de exposições de pessoas normalmente com formação acadêmica que procuram passar seu conhecimento aos participantes. O foco está mais na teoria que na prática, porém não a exclui. É indicado para pessoas que têm baixo ou nenhum conhecimento sobre o assunto, com exceção dos cursos de especialização, cujo objetivo é o aperfeiçoamento daqueles que já dominam o assunto.

Debate

É uma discussão entre dois ou mais oradores que defendem opiniões divergentes. Em geral, é uma discussão mais emocional. O público pode ou não participar. Um mediador dita as regras e faz com que os oradores as cumpram.

Fórum

É uma reunião menos formal em que há troca de informações e um livre debate de idéias, com a presença de grandes audiências. Seu objetivo é conseguir a efetiva participação da platéia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. O fórum está tendo cada vez mais aceitação por permitir a discussão de problemas mais abrangentes que tratam de assuntos gerais de setores ou de temas de interesse social ou político (Ex: Fórum de Luta contra a AIDS, Fórum Social Mundial).

Os temas, anteriormente pesquisados, são expostos por orador indicado pelos grupos participantes, geralmente entidades representativas de segmentos da sociedade, e apresentados à mesa de trabalho, constituída por autoridades ou especialistas. O evento deve ser coordenado por um moderador, que definirá as regras de apresentação de cada grupo.

Mesa-redonda

É uma reunião do tipo clássico, preparada e conduzida por um coordenador, que funciona como elemento moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha sempre em torno do tema principal. Os expositores têm um tempo limitado para apresentar suas idéias e para o debate posterior. Normalmente, a mesa-redonda está inserida em eventos mais abrangentes. É utilizada quando o assunto ainda não está consolidado e suscita discussões. Ideal para quem quer ter visões diferentes sobre um determinado tema.

Painel

Os temas abordados nesse evento não são uniformes. Um exemplo seria um painel sobre a empresa do terceiro milênio com a presença de profissionais de várias áreas para falar sobre mudança no trato com o cliente, condições de trabalho e soluções tecnológicas.

Painel de Debates

Outro tipo de reunião, derivado da mesa-redonda. A diferença é que no painel os expositores debatem entre si o assunto da pauta, cabendo ao público assistente funcionar somente como espectador. Outra distinção: no painel, os debatedores são profissionais e renomados nos meios em que atuam, o que não acontece necessariamente na mesa-redonda. Além do presidente, o painel poderá ter um coordenador e um moderador.

Palestra

Apresentação de curta duração por um especialista em um assunto específico onde a platéia não tem atuação ativa, porém, eventualmente pode incluir a formulação de perguntas pela platéia. Muitas vezes está incluída dentro de outro evento maior.

Seminário

Encontro de especialistas em um assunto específico. Os oradores apresentam um estudo sobre o tema e depois debatem com a platéia, que tem quase o mesmo nível de conhecimento que os palestrantes. O moderador deve ser um especialista e pode participar fazendo perguntas. É uma reunião na qual "semeiam-se" idéias, ou seja, o objetivo não é apresentar resultados de pesquisas, mas suscitar o debate sobre determinados temas, até então pouco estudados. A dinâmica do seminário divide-se em três momentos: a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão. Trata-se de um produto informativo mais focado, porém parcial. Como a informação tem normalmente uma única fonte - o orador ou expositor - pode apresentar certo viés.

Simpósio

É um derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de alto nível, com a participação de aspectos diferentes de determinados assuntos e sempre com a presença de um coordenador. A reunião é para a discussão de um determinado tema, geralmente científico (uma nova lei, por exemplo). Aqui não são apresentadas as conclusões de uma pesquisa, mas sim impressões sobre um determinado assunto que é colocado em debate. Vários oradores debatem o tema na mesa, muitas vezes com a participação do auditório. Nesse caso, o coordenador não precisa ser um especialista.

Workshop

Tem como objetivo detalhar ou aprofundar um determinado assunto de maneira mais prática. Há discussões de casos práticos e participação intensa do público. Deve ser feito em grupos pequenos, normalmente possui um moderador e um ou dois expositores. A dinâmica da sessão divide-se em duas partes: teórica e prática. A primeira caracteriza-se pela apresentação teórica de um tema e a segunda trata da fase prática, na qual os participantes analisam as informações recebidas. Pode estar atrelado a uma conferência, em que são discutidos outros assuntos relacionados ao tema do workshop.

Fontes: Você S.A., Manager, Nara